Zeitmanagement im Ehrenamt

Zeitmanagement im Ehrenamt

17.09.2020 / Paulina Hesse (Görlitz für Familie e.V.)

Eine Reflexion nach 6 Monaten

Mal aus dem Nähkästchen geplaudert: Wer kennt es nicht? Direkt nach dem Aufstehen kurz zum Smartphone gegriffen, prasseln schon die ersten Informationen auf uns ein. Einladung auf einen Geburtstagkaffee von der besten Freundin um 15 Uhr, der*die Arbeitgeber*in mit der Anfrage, ob wir heute länger arbeiten können, etc. Dazu kommen unsere eigenen Termine, die einem direkt ins Gehirn schießen – natürlich auch die unseres Ehrenamtes. Und Einkaufen gehen wollte man schließlich auch noch.

Und so kann es passieren, dass wir noch vor dem Aufstehen so gestresst sind, dass wir uns am liebsten einfach wieder die Decke über den Kopf ziehen wollen. Die Lösung besteht hierbei in einem guten Zeit- und Selbstmanagement zwischen unserer Haupttätigkeit und unserem Ehrenamt. Folgend sollen einige persönliche Anregungen gegeben werden, um die eigenen (Zeit-)Segel wieder selbst steuern zu können.

1. Werkzeug, um Struktur zu bekommen

Kalender – Die Off- & Online-Version
In den vergangenen Monaten hat mir ein Kalender nicht nur einmal als Erinnerungsstütze gedient. Ob ich morgens meinen Tag geplant habe oder zwischendurch ein Termin reingekommen ist – mein Taschenkalender war immer mit am Start. Für Ästhetik-Liebhaber*innen, wie mich gibt es eine tolle Auswahl, sodass man direkt Lust bekommt, alle Termine wahrzunehmen. Für die Technik-Affinen unter uns bieten verschiedene Apps für das Smartphone und den Laptop/PC eine gute Alternative, um alle Meetings auf dem Schirm zu behalten. Die Bekanntesten stellen dabei wahrscheinlich die Kalender von Google & Apple dar, die die Termine vom Smartphone, Laptop, Tablet, etc. miteinander synchronisieren. Dank der Erinnerungsfunktion vergisst man nichts mehr!

Eine Anleitung, wie die Kalender funktionieren, findet ihr z.B. hier:

Google Kalender: https://www.youtube.com/watch?v=nWcBqYDZ6FQ

Apple Kalender: https://www.youtube.com/watch?v=7c9DUeQPt8c

 
Bullet Journal - Die etwas andere To-Do-Liste

Nach dem Frühstück wartet jeden Morgen eine besonders schöne Aufgabe auf mich– mein Bullet Journal! Anders als herkömmliche To-Do-Listen, unterteilt die Bullet Journal-Methode von Ryder Carroll Projekte in große Hauptaufgaben, sowie in kleinere Tätigkeiten, die zur Erfüllung dieser nötig sind und in Notizen. Die Methode hilft mir dabei nicht nur einen Überblick über meine Gedanken zu finden, sondern priorisiert mir ebenfalls meine Tätigkeiten.

Eine Kurz-Anleitung findet ihr hier:

https://www.youtube.com/watch?v=fm15cmYU0IM

2. Ziele – Weshalb mach‘ ich das eigentlich?

Für mich lohnt es sich zu hinterfragen, weshalb ich die Dinge tue, mit denen ich meinen Tag fülle. Gerade in Momenten, in denen ich mich demotiviert fühle, schnappe ich mir einen Zettel und einen Stift und schreibe mir auf, was mein großes Ziel hinter der Tätigkeit ist.

Eine bewährte Methode, um das herauszufinden ist ebenfalls die 10-10-10-Methode. Hier stellt man sich die Fragen, was die jetzige Handlung für Auswirkungen

… in den nächsten 10 min
… in den nächsten 10 Monaten

… und in den nächsten 10 Jahren besitzt.

Spätestens danach dürfte wieder genügend Motivation am Start sein.

 
3. Schöne (Inspirations-)Orte

Ein ebenfalls wichtiger Punkt, der sich für mich bewährt hat, ist der Ort, an dem ich arbeite. Fühle ich mich wohl, arbeite ich produktiver & effizienter. Mein ideales Arbeitsumfeld habe ich mir über folgende Fragen erschaffen:

• Was brauche ich, um mich konzentrieren zu können?
• Welches Werkzeug benötige ich für meine Arbeit?
• Lasse ich mich leicht ablenken?
• Kann ich zu Hause arbeiten oder brauche ich einen neutralen Ort?

 Beantworte dir diese Fragen und versuche dir einen Ort zu erschaffen, der sich an deinen Antworten orientiert, um in deinem Flow arbeiten zu können.

4. Fokus!

Ein großes Wort mit großer Wirkung. Der beste Kalender, die tollste To-Do-Liste, das großartigste Equipment – das nützt alles nichts, wenn ich es nicht schaffe, mich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die ich erledigen wollte. Durch autogenes Training habe ich gelernt, mich immer wieder zu fokussieren.

Schöne Inspiration bieten hier Podcaster*innen wie Laura Malina Seiler oder Curse:

Eine erfolgreiche Wirkung erzielten für mich ebenfalls kleine Pausen zwischen der Arbeit. Die Technik nennt sich Pomodoro-Technik Und bedeutet, dass man über einen festgelegten Zeitraum fokussiert arbeitet und danach eine kleine Pause macht. Für mich bewährt hat sich der 45:5 Rhythmus mit drei Durchläufen. 45 Minuten arbeiten, dann 5 min Pause mit Aufstehen, Fenster aufmachen, … Das ganze mal 3, um danach eine fette Mittagspause zu machen und stolz darauf zu sein, was man bis dahin schon alles geschafft hat.

Mehr Infos zu solchen Techniken gibt es hier:

https://www.flowfinder.de/zeitmanagement-methoden/