Gute (Zusammen)-Arbeit im Verein

Gute (Zusammen)-Arbeit im Verein

03.03.2021 / Ursula Möckel (Studentin der Hochschule Zittau/Görlitz)

Die nächste Teamsitzung steht an und wieder hat niemand Lust, den Termin zu organisieren, geschweige denn die Moderation zu übernehmen. Eigentlich müsste der nächste Schritt in einem laufenden Projekt geplant werden, aber Jede/r arbeitet vor sich hin und weiß nicht, woran die anderen gerade arbeiten.

Wahrscheinlich kennt jede/r Mitarbeitende oder Ehrenamtliche in Vereinen Situationen wie diese, insbesondere dann, wenn es keine Führungskraft im Team gibt. Im folgenden Text möchte ich 3 Methoden aus dem Agilen Arbeiten vorstellen, die dabei helfen können, die Selbstorganisation und Kommunikation im Team zu verbessern. Ich habe diese Methoden ausgesucht, weil sie wenig Vorbereitung benötigen und leicht umzusetzen sind.

Im Agilen Arbeiten ist theoretisch eine Führungskraft vorgesehen, die das Team dabei unterstützt, sich selbst zu organisieren. Die folgenden Methoden sind auch ohne Teamleiter*in möglich. Es kann aber hilfreich sein, eine/n Methodenverantwortliche/n zu wählen. Diese/r kann natürlich wechseln, wenn das gewünscht ist. Diese Person ist dafür zuständig, dass die Methoden nicht im Sande verlaufen und kann zum Beispiel eine Person aus dem Team bestimmen, die die aufwändigeren Methoden moderiert. Die Aufgaben des*r Methodenverantwortlichen sollten vom Team gemeinsam beschlossen werden.

Die Methoden vereinfachen die Kommunikation und jedes Teammitglied weiß, woran die anderen gerade arbeiten und an wen sie sich mit bestimmten Anliegen wenden können.

Methode 1: Taskboard – Aufgaben des Teams sichtbar machen

Auf einem Whiteboard oder einer Moderationswand wird eine große Tabelle angelegt mit folgenden möglichen Spalten: To do, In work, Done

Selbstverständlich können noch andere für das jeweilige Team passende Spalten hinzugefügt werden. In der To-Do-Spalte wird z.B. einmal in der Woche gemeinsam gesammelt, was das Team erledigen muss. Diese Aufgaben werden dann auf einzelnen Zetteln in die Spalte gepinnt. Man könnte auch noch mit Farben arbeiten, die anzeigen, wer im Team dafür zuständig ist. Diese Zettel werden von den Teammitgliedern dann in der Tabelle weitergeschoben bis die Aufgaben erledigt sind.

Methode 2: Daily Stand-Up Meetings – tägliche Minimeetings im Stehen

Daily Stand-Up Meetings sind tatsächlich ganz kurze Meetings, die im Stehen durchgeführt werden.

Reihum beantworten die Teilnehmenden innerhalb von jeweils 2 Minuten folgende Fragen: Wie bin ich gestern mit der Arbeit vorangekommen? Welche Arbeitspakete liegen heute an? Welche Hindernisse gibt es für mich aktuell, die der Bearbeitung dieser Arbeiten entgegenstehen?

Wenn Hindernisse genannt werden, überlegt das Team gemeinsam, wie diese Steine aus dem Weg geräumt werden können.

Das Daily Stand-Up Meeting kann vor dem Taskboard durchgeführt werden und auch damit verbunden werden, indem Aufgaben hinzugefügt oder entfernt werden.

Methode 3: Retrospektive – Reflexion der Zusammenarbeit

Diese Methode ist schon komplexer und muss auf jeden Fall geleitet werden. Das muss jedoch nicht durch den/die Methodenverantwortliche/n geschehen. Die Retrospektive dient der regelmäßigen Auseinandersetzung damit, wie die Kooperation im Team momentan läuft und wie die Effektivität der Zusammenarbeit erhöht werden kann. Ziel dieses Meetings ist es, konkrete Maßnahmen für die Verbesserung zu beschließen und die Umsetzung zu planen. Es sollte nicht um inhaltliche Themen aktueller Projekte gehen.

Dies ist der Ablauf für die Retrospektive:

1.    Sammeln der Verbesserungsvorschläge: am besten jeder für sich, z.B. auf Moderationskarten (damit zurückhaltende Teilnehmende gehört werden und Jede/r wirklich auf seine eigenen Ideen kommt)

2.    Kurze Diskussion und Ergänzung aller Vorschläge

3.    Priorisierung der Verbesserungsvorschläge: Dies ist z.B. möglich, indem jedes Teammitglied 2 Klebepunkte bekommt und diese auf den Vorschlägen nach Wichtigkeit für sich verteilt.

4.    Auswahl der umzusetzenden Vorschläge

5.    Verteilung der konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Dies ist ein wichtiger Punkt, da sonst höchstwahrscheinlich keine der vielen guten Ideen umgesetzt wird. Man könnte z.B. eine Tabelle anlegen, in der festgehalten wird, wer was bis wann macht. Dies kann wieder mit dem Taskboard verbunden werden.

Diese Methoden können kreativ für jedes Team angepasst und kombiniert werden. Ich wünsche viel Freude und Erfolg beim Ausprobieren!

Hier gibt es eine Zusammenfassung zum Ausdrucken als PDF

Die Informationen habe ich mit folgendem Buch zusammengestellt: Preußig, J. & Sichart, S. (2018).  Agiles Führen. Aktuelle Methoden für moderne Führungskräfte. Freiburg: Haufe.