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08.05.2020 / Christian Thomas (Second Attempt e. V.) / Büroorganisation
Die meisten Kulturunternehmen arbeiten hauptsächlich mit Mailprogrammen und regelmäßigen Treffen zur Abstimmung von Prozessen und Inhalten. Mit Hilfe der im folgenden benannten modernen Werkzeuge lassen sich diese langen Berichtsketten, Entscheidungswege oder Kommunikationskanäle effizienter gestalten. In den regelmäßigen Treffen können sich dann auf die komplexen Sachverhalte und Probleme konzentriert werden, die online nicht abgebildet werden können. Durch das Aufzeichnen mit Tools lässt sich außerdem der Wissensaustausch innerhalb der Organisation erleichtern, was eine Voraussetzung für Innovationen und Verbesserungen innerhalb der Struktur ist. Die benannten Tools dienen letztendlich zur Ermöglichung einer agilen, flexiblen, flachen Hierarchie.
Der Einsatz der richtigen Tools ist abhängig von der bereits etablierten und akzeptierten Organisationsstruktur der Mitarbeiter*innen. Eine Analyse des Organigramms, der Kommunikationswege und der bereits genutzten Tools ist dabei unumgänglich.
Der Second Attempt e. V. orientiert sich selbst an den eingesetzten und bewährten Tools von Start-Ups. Nachfolgend stelle ich dir einige davon vor.
· Kollaboratives Arbeiten (Gdocs, EtherPad)
· Projektmanagementplattform (Podio, Trello, Asana)
· Team-Messenger (Slack, Hipchat, WhatsApp,)
· Clouddienstleiter (Dropbox, Gdrive, WeTransfer, Icloud, onedrive)
· Zeiterfassung (Toggl, Mitem moro)
· CRM-Software (civicrm, prosperworks)
· Booking (gigmit)
· Präsentationsplattformen (Prezi, Issue, Page.io, Wikis, Tline)
· Video-Konferenzen (Skype, Hangout, GoToMeeting)
· Aufgabenübersicht (Wunderlist oder To-Do)
Als Allinone-Lösung empfehlen wir Podio. Seit mehreren Jahren organisieren wir darüber Veranstaltungen, Workshops, Festivals sowie unsere Vereinsarbeit oder auch die Buchhaltung. Der Vorteil an der Plattform besteht in der hohen Flexibilität der unterschiedlichen Applikationen. Je nach Bedarf lässt sich jeder „Workspace“ (Arbeitsbereich) auf die spezifischen Anforderungen gestalten. Integriert ist außerdem ein Chat, der die interme Kommunikation über Mail ersetzt. Desweiteren lassen sich Aufgaben strukturieren, an andere referenzieren, und mit Deadlines versehen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist der integrierte Kalender, der sich mit dem Googlekalender oder dem ICal verbinden lässt, so dass ihr eine Übersicht über eure oder die Termine der Mitarbeiter*innen bekommen könnt. Der Nachteil ist, dass die Plattform ein Verständnis über die Nutzung voraussetzt und das sich der Komplexitätsgrad im Laufe der Zeit erhöht. Eine separate Einweisung beim Beginn der Tätigkeit ist notwendig.
Podio lässt es außerdem zu, Formulare zu entwickeln und online zu schalten. So können Workshopteilnahmen, Bewerbungen von Akteuren oder Künstler*innen zu deinem Fest oder auch Verleih- und Vermietungsanfragen einfach aufgenommen und in eine Datenbank übertragen werden. Durch die Funktion der automatischen Aufgabenzuweisung, wenn eine Aktion durch die Datenbank ausgeführt wird, lassen sich zudem Arbeitsprozesse effizienter gestalten.
Um im Unternehmen die Arbeitszeit effizienter zu nutzen und den Aufwand von Vorhaben ermitteln zu können, nutzen wir Toggl. Durch das Erfassen von Start und Endzeit, Tag und Projekt erhaltet ihr schnell eine Übersicht von einzelnen Arbeitspaketen, um eine Kosten- / Nutzenkalkulation herzuleiten. Durch die umfängliche Auswertungsmöglichkeit durch Diagramme lässt sich darstellen wie hoch die „Overhead“ Aufgaben im Vergleich zu den operativen oder administrativen Aufgaben sind und wie viele Überstunden in welchen Bereichen produziert wurden, um dann Rückschlüsse auf die Organisationsstruktur zu ziehen. Solltet ihr einmal nicht dran gedacht haben, eure Zeit über das Tool zu erfassen, dann könnt ihr jederzeit Aufgaben nachtragen oder nachträglich verändern.
Um gemeinsam im Team an Dokumenten zu arbeiten empfehlen wir Gdocs, Google Tabellen oder Präsentationen. Google ermöglicht euch gemeinsam mit ausgewählten Nutzer*innen oder offen für alle Dateien zu bearbeiten. Als Unternehmen lassen sich u.a. Teambesprechungen durch eine offene Präsentation vorstrukturieren oder Wochentermine aktuell halten. Offene Exceltabellen können genutzt werden um u.a. die Helferplanung gemeinsam vorzunehmen, gemeinsam Ablaufpläne zu gestalten oder eine organisationsübergreifende Terminübersicht zu erstellen. GDocs kann genutzt werden um gemeinsam an Dokumenten, Konzepten oder Protokollen zu arbeiten. Dabei haben die Programme die gleichen Funktionen wie ihr sie aus Office kennt. Vorraussetzung für die Erstellung solcher Dokumente ist ein Google-Account. Für die Nutzung ist kein Account notwendig.
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