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Online-Tools für gemeinsames Arbeiten

22.03.2018 / Christian Thomas (Second Attempt e.V.) / Büroorganisation

Büroorganisation 2.0. – die Organisation der Institution mit modernen online basierenden Hilfsmitteln wird in vielen Managementzeitschriften oder Fachbeiträgen als Mittel einer effizienten Organisationstruktur empfohlen. Doch nicht jedes Tool ist für jede Organisationsform und –struktur geeignet. Richtig eingesetzt helfen sie die Kommunikation mit dem Personal und Ehrenamtlichen zu vereinfachen, den Überblick über Aufgaben und Arbeitsabläufe in komplexen Organisationen zu behalten, gemeinsam mit Kooperationspartnern an verschiedenen Orten an Konzepten zu arbeiten oder die Zeit schneller zu erfassen und projektbezogen auszuwerten. Mit Hilfe von neuen Datenbanksystemen (CRM) lassen sich außerdem Netzwerke, Kontakte oder Kooperationspartner leichter strukturieren.  

Der Second Attempt e.V. orientiert sich selbst an den eingesetzten und bewährten Tools von Start-Ups:

  • Kollaboratives Arbeiten (Gdocs-Anwendungen, EtherPad)
  • Projektmanagementplattform (Podio, Trello, Asana, Birtrix)
  • Team-Messenger (Slack, Discord, Signal,)
  • Clouddienstleiter (WeTransfer, Luckycloud, Tresorit)
  • Zeiterfassung (Toggl)
  • CRM-Software (civicrm, prosperworks)
  • Booking (gigmit)
  • Präsentationsplattformen (Prezi, Issue, Page.io, Wikis, Tline)
  • Video-Konferenzen (Skype, Hangout, GoToMeeting)
  • Aufgabenübersicht (Wunderlist)
  • Homepagebaukastensysteme (Wordpress)
  • Terminabstimmung (Doodle)

  

Die meisten Kulturunternehmen arbeiten hauptsächlich mit Mailprogrammen und regelmäßigen Treffen zur Abstimmung von Prozessen und Inhalten. Mit Hilfe der benannten modernen Werkzeuge lassen sich diese langen Berichtsketten, Entscheidungswege oder Kommunikationskanäle effizienter gestalten. In den regelmäßigen Treffen können sich dann auf die komplexen Sachverhalte und Probleme konzentriert werden, die online nicht abgebildet werden können. Durch das aufzeichnen durch Tools lässt sich außerdem der Wissensaustausch innerhalb der Organisation erleichtern. Eine Voraussetzung für Innovationen und Verbesserungen innerhalb der Struktur. Die benannten Tools dienen letztendlich zur Ermöglichung einer agilen, flexiblen, flachen Hierarchie.

Der Einsatz der richtigen Tools ist abhängig von der bereits etablierten und akzeptierten, innerhalb der Organisationsstruktur der Mitarbeiter:innen. Eine Analyse des Organigramms, der Kommunikationswege und der bereits genutzten Tools ist dabei unumgänglich.

 




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