Projektmanagementplattform Podio

Projektmanagementplattform Podio

11.09.2019 / Christian Thomas (Second Attempt e.V.) / Büroorganisation

Was ist die Plattform?
Als All in one - Lösung für Projektmanagement empfehlen wir Podio. Seit mehreren Jahren organisieren wir darüber Veranstaltungen, Workshops, Festivals sowie unsere Vereinsarbeit oder auch die Buchhaltung. Der Vorteil an der Plattform besteht in der hohen Flexibilität der unterschiedlichen Applikationen. Je nach Bedarf lässt sich jeder „Workspace“ (Arbeitsbereich) auf die spezifischen Anforderungen gestalten. Integriert ist außerdem ein Chat, der die interne Kommunikation über Mail ersetzt. Desweiteren lassen sich Aufgaben strukturieren, an andere referenzieren, und mit Deadlines versehen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist der integrierte Kalender, der sich mit dem Googlekalender oder dem ICal verbinden lässt, sodass ihr eine Übersicht über eure oder die Termine der Mitarbeiter*innen bekommen könnt.
Der Nachteil ist, dass die Plattform ein Verständnis über die Nutzung voraussetzt und dass sich der Komplexitätsgrad im Laufe der Zeit erhöht. Eine separate Einweisung beim Beginn der Tätigkeit ist notwendig.

Was kann sie noch?
Podio lässt es außerdem zu, Formulare zu entwickeln und online zu schalten. So können Workshopteilnahmen, Bewerbungen von Akteur*innen oder Künstler*innen zu eurem Fest oder auch Verleih- und Vermietungsanfragen einfach aufgenommen und in die Datenbank übertragen werden. Durch die Funktion der automatischen Aufgabenzuweisung (Workflows), wenn eine Aktion durch die Datenbank ausgeführt wird, lassen sich zudem Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Die Datenbanken lassen sich auch in Exceltabellen exportieren bzw. zu Podio importieren. 

Podio gehört zu Citrix und damit zu einer amerikanischen Firma. Die Server liegen jedoch in Europa, sodass sich an die DSGVO gehalten werden muss. Das ist besonders wichtig beim Schutz von personenbezogenen Daten und Dateien, die ihr ebenfalls in Podio bis zu einer Größe von 100MB ablegen könnt. Außerdem können personenbezogene Daten nur einem bestimmten Adressat*innenkreis zugänglich gemacht werden.